LawRu.info - Правовая Россия. Портал
 
LawRU.info
Курсы валют
08.11.2014
59.3
49.3
47.9
7.8
75.8
Рейтинги


Рейтинг@Mail.ru

Вы находитесь на старой (архивной) версии сайта "Правовая Россия". Для перехода на новый сайт нажмите здесь.

Роспоряжение администрации города ТЮМЕНИ от 25.09.2003 N 4081 об УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ по ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ УПРАВЛЕНИЯ (ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ) в АППАРАТЕ ГЛАВЫ города ТЮМЕНИ, ГОРОДСКОЙ АДМИНИСТРАЦИИ

Текст документа по состоянию на 1 марта 2008 года (архив)

Страница 7
 
   докладывает руководству Администрации.
       На   утраченные  документы,  дела  и  издания  с  грифом   "Для
   служебного  пользования" составляется акт,  на  основании  которого
   делаются соответствующие отметки в учетных формах.
       Примечание. Акты на утраченные дела постоянного срока  хранения
   утверждаются заместителем Главы город - руководителем аппарата.
   
       10.11. в структурных подразделениях городской Администрации  не
   реже одного раза в год проводится проверка наличия документов,  дел
   и  изданий  с  грифом "Для служебного пользования". Для  проведения
   проверки   образуется   комиссия,   состав   которой   определяется
   руководителем   структурного  подразделения.  Результаты   проверки
   оформляются актом.
       10.12.   За   утрату  документов  с  грифом   "Для   служебного
   пользования",   разглашение  служебной   информации   ограниченного
   распространения,   а   также   нарушение   порядка   обращения    с
   документами,  содержащими  такую информацию,  работник  может  быть
   привлечен     к    дисциплинарной    или    иной    предусмотренной
   законодательством ответственности.
       10.13.  Перед  передачей документов на хранение в архив  города
   комиссией  структурного  подразделения  решается  вопрос  о  снятии
   грифа "ДСП" с передаваемых документов.
   
             11. Организация документов в делопроизводстве
   
       11.1. Составление номенклатуры дел.
       11.1.1.  в  Администрации города составляются номенклатуры  дел
   структурных  подразделений  и сводная  номенклатура  дел  городской
   Администрации.
       11.1.1.1.    Номенклатура   дел   структурного    подразделения
   Администрации составляется специалистом, ответственным  за  ведение
   делопроизводства  в  подразделении,  и  согласовывается  с  архивом
   города,  утверждается руководителем подразделения.  Один  экземпляр
   номенклатуры дел структурного подразделения представляется в  архив
   города не позднее 5 декабря календарного года (приложение 34).
       11.1.1.2.  в  течение  года  в номенклатуру  дел  специалистами
   структурных подразделений Администрации города вносятся сведения  о
   включении новых дел, если такие появляются.
       11.1.1.3.  Рабочий  экземпляр номенклатуры  дел  в  структурных
   подразделениях  прикрепляется  к  внутренней  дверце   шкафа,   где
   хранятся дела.
       11.1.1.4. Вновь созданное подразделение Администрации обязано в
   месячный  срок  разработать номенклатуру дел  и  представить  ее  в
   архивный отдел города.
       11.1.2.1.  Сводная  номенклатура  дел  городской  Администрации
   составляется специалистом архива города на основе номенклатуры  дел
   структурных  подразделений не позднее 20 декабря текущего  года  по
   установленной форме (приложения 35, 36).
       11.1.2.2. Сводная номенклатура дел согласовывается с экспертно-
   проверочно-методической  комиссией  (ЭПМК)  Управления   по   делам
   архивов Администрации Тюменской области.
       11.1.2.3.  Сводная номенклатура дел утверждается Главой  города
   или заместителем Главы города - руководителем аппарата.
       11.1.2.4.  Сводная номенклатура дел городской  Администрации  в
   конце   каждого  года  уточняется,  перепечатывается,  утверждается
   заново  и  вводится  в действие с 1 января следующего  календарного
   года.
       11.1.2.5.   После   утверждения   сводной   номенклатуры   дел,
   структурные  подразделения получают выписки из  соответствующих  ее
   разделов для использования в работе.
       11.1.2.6.  Согласовывается  сводная  номенклатура  дел  с  ЭПМК
   Управления  по  делам  архивов Администрации Тюменской  области  не
   реже одного раза в 5 лет.
       11.1.2.7.    Сводная    номенклатура   дел    составляется    и
   согласовывается  заново  в  случае  коренных  изменений   структуры
   городской Администрации.
       11.1.2.8.  Сводная  номенклатура дел печатается  в  необходимом
   количестве  экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры
   дел  является документом постоянного срока хранения и передается  в
   архив города.
       11.1.2.9.  Названиями  разделов  в  сводной  номенклатуре   дел
   Администрации являются названия структурных подразделений.  Разделы
   располагаются  в  соответствии с утвержденной структурой  городской
   Администрации.
       11.1.2.10.   в  номенклатуру  дел  включаются  заголовки   дел,
   отражающие    все   документируемые   участки   работы    городской
   Администрации,  в  том  числе справочные и  контрольные  картотеки,
   личные  дела,  переходящие  дела, дела  и  справочные  материалы  с
   грифом "для служебного пользования" или "конфиденциально" и т.д.
       11.1.3. Графы номенклатуры дел заполняют следующим образом:
       11.1.3.1.  в  графе  1  номенклатуры дел проставляются  индексы
   каждого  дела,  включенного  в  номенклатуру.  Индекс  состоит   из
   индекса  структурного  подразделения и порядкового  номера  дела  в
   пределах   структурного  подразделения.  Индексы  дел  обозначаются
   арабскими цифрами.
       Например:
   
       10-03, где:
   
       10 - обозначение структурного подразделения;
       03 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
       При  наличии  в  деле нескольких томов индекс проставляется  на
   каждом  томе,  с  добавлением слов "том 1",  "том  2"  и  т.д.  Для
   переходящих дел индекс сохраняется.
       11.1.3.2.  в графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки  дел
   (томов,  частей).  Заголовок дела должен четко, в обобщенной  форме
   отражать основное содержание и состав документов дела.
       Не    допускается   употребление   в   заголовке   неконкретных
   формулировок типа "Общая переписка", "Разные материалы",  "Входящие
   документы",  "Исходящая корреспонденция" и  др.,  а  также  вводных
   слов и сложных оборотов.
       11.1.3.3.  Заголовки  дел  внутри  разделов  располагаются   по
   степени  важности  документов. Вначале располагают  организационно-
   распорядительные документы, потом плановые, затем  отчетные,  далее
   идет переписка, журналы и т.д.
       11.1.3.4. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых  в
   следующей последовательности:
       - название вида дела (переписка, журнал, документы к заседаниям
   совета   и   т.д.),  или  разновидности  документов  (распоряжения,
   приказы, протоколы и т.д.);
       -  автор документа - название организации (Администрация города
   Тюмени или ее структурное подразделение);
       - название организации, которой будут адресованы или от которой
   будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
       - краткое содержание документов;
       - название территории (местности), с которой связано содержание
   документов дела;
       - дата (период), к которым относятся документы дела;
       - указание на копийность (для копий).
       11.1.3.5.  в  заголовках  с распорядительной  документацией,  а
   также  с  протоколами после указания вида документа дается автор  и
   год.
       Например:
   
       "Постановления Главы города за 2000 год".
   
       или:
   
       "Протоколы заседаний административного совета города Тюмени  за
   1999 год".
   
       11.1.3.6.  При  составлении заголовка каждого конкретного  дела
   необходимо  учитывать  сроки  хранения документов.  Не  допускается
   группировать  в  одно дело документы с постоянным сроком  хранения,
   временным свыше 10 лет и временным до 10 лет.
       Например,  приказы  Администрации  города  по  личному  составу
   следует  разделить  на  два самостоятельных  дела,  т.к.  сроки  их
   хранения разные:
       Например:
   
       "Приказы  городской Администрации по личному  составу  за  2000
   год" (срок хранения 75 лет).
   
       или:
   
       "Приказы  городской  Администрации на  отпуска  и  командировки
   сотрудников за 2000 год" (срок хранения 5 лет).
   
       11.1.3.7.  в  заголовках дел, содержащих  документы  по  одному
   вопросу,   но   не  связанных  последовательностью  исполнения,   в
   качестве  вида  дела употребляется термин "документы",  а  в  конце
   заголовка  в скобках указываются основные разновидности документов,
   которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады  и
   т.д.).
       Например:
   
       "Документы  о  проведении  публичных слушаний  (планы,  списки,
   доклады и др.)".
   
       или:
   
       "Документы  к  протоколам  заседаний  Административного  Совета
   города (справки, информации, проекты решений)".
   
       11.1.3.8. в заголовке переписки уточняется, с кем она ведется и
   по  каким вопросам. Если переписка ведется с одним корреспондентом,
   дается его конкретное название.
       Например:
   
       "Переписка  с  городской  прокуратурой по  вопросам  законности
   принимаемых Администрацией распоряжений".
   
       или:
   
       "Переписка  с  фирмой "Сони" о поставке принтеров  и  расходных
   материалов".
   
       Если    переписка    ведется    с    несколькими    однородными
   корреспондентами,  их название в заголовке дела  дается  обобщенно,
   как видовое название корреспондента.
       Например:
   
       "Переписка с Администрациями городов Урала о сотрудничестве".
   
       11.1.3.9.  в  заголовках дел, содержащих плановую или  отчетную
   документацию  указываются период (квартал, год),  на  (за)  который
   составлены планы (отчеты), и характер документов.
       Например:
   
       "Годовой  бухгалтерский отчет городской Администрации  за  1999
   год".
   
       или:
   
       "План  основных  мероприятий  органов  местного  самоуправления
   города на март 2001 года".
   
       11.1.3.10.  Графа 3 "Количество дел, томов, частей" заполняется
   в  конце  года в структурных подразделениях городской Администрации
   и   сведения   ежегодно  передаются  в  архив  города.   При   этом
   подсчитываются фактически заведенные дела.
       11.1.3.11.  в  графе 4 указываются срок хранения дела  и  номер
   статьи  по  перечню соответствии с Перечнем типовых  управленческих
   документов,  образующихся в деятельности организаций,  с  указанием
   сроков хранения, М.2000.
       11.1.3.12.  в  графе  5  "Примечание" проставляются  отметки  о
   незаведении   дел,  о  переходящих  делах,  о   выделении   дел   к
   уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и др.
       11.1.3.13.  Если  в  течение года в структурных  подразделениях
   Администрации  города  возникают  новые  документированные  участки
   работы,   непредусмотренные  дела,  они  в   обязательном   порядке
   вносятся  в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом  разделе
   номенклатуры оставляются два - три резервных номера.
       11.1.4. По окончании каждого года в конце номенклатуры делается
   итоговая  запись о количестве заведенных дел (томов) в  структурных
   подразделениях городской Администрации и данные передаются в  архив
   города  для  заполнения итоговой записи в сводной номенклатуре  дел
   Администрации (приложение 36).
       11.2. Формирование и оформление дел.
       11.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в
   дела   в   соответствии  с  номенклатурой  дел   и   систематизация
   документов внутри дела.
       11.2.1.1.   Дела   формируются  в  структурных   подразделениях
   городской    Администрации   лицом,   ответственным   за    ведение
   делопроизводства,  в  течение года. Номер дела,  в  которое  должен
   быть   подшит   документ,   определяет  руководитель   структурного
   подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
       11.2.1.2.   Контроль   за  правильным   формированием   дел   и
   методическое   руководство  этой  работой  осуществляется   архивом
   города.
       11.2.1.3.  При формировании дел необходимо соблюдать  следующие
   правила:
       11.2.1.4.  Помещать  в  дело  только  исполненные  документы  в
   соответствии с заголовками дел по номенклатуре.
       11.2.1.5.  Группировать  в дело документы  одного  календарного
   года, за исключением переходящих дел.
       11.2.1.6. Раздельно группировать в дела документы постоянного и
   временных сроков хранения.
       11.2.1.7.   Документы  включаются  в  дело   только   в   одном
   экземпляре.  в  дело  не  должны помещаться  документы,  подлежащие
   возврату,   лишние  экземпляры,  черновики.  Исключение  составляют
   копии  документов,  на которых есть какие-либо резолюции,  пометки,
   визы, дополняющие содержание первых экземпляров.
       11.2.1.8.  По объему дело не должно превышать 250 листов.  Если
   дело превышает этот объем, его делят на два и более тома (части).
       11.2.1.9. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и
   заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением  "т.  1",
   "т. 2" и т.д.
       11.2.1.10. Документы помещаются в дело со всеми относящимися  к
   ним  приложениями и дополнительными материалами, возникшими в  ходе
   решения вопроса.
       11.2.1.11.    Документы    внутри    дела    располагаются    в
   хронологической,  вопросно-логической  последовательности  или   их
   сочетании.
       11.2.1.12.     Распорядительные    документы    (постановления,
   распоряжения,  приказы  и т.п.) группируются  в  дела  по  видам  и
   хронологии с относящимися к ним приложениями.
       11.2.1.13.   Документы   заседаний   административного   совета
   группируются в два дела: протоколы и решения совета - одно дело,  и
   документы  к  заседаниям совета (справки, информации, заключение  и
   др.) - второе.
       11.2.1.14.       Положения,      инструкции,       утвержденные
   распорядительными  документами, являются приложениями  к  ним  и  в
   обязательном порядке группируются вместе с указанными документами.
       11.2.1.15.  Распоряжения  городской Администрации  по  основной
   деятельности  группируются  отдельно  от  распоряжений  по  личному
   составу на отпуска и командировки.
       11.2.1.16.  Приказы  заместителя Главы  города  -  руководителя
   аппарата  по  личному составу группируются отдельно от приказов  на
   отпуска и командировки.
       11.2.1.17.  Протоколы  в деле располагаются  в  хронологическом
   порядке   по   номерам.  Документы  к  протоколам  группируются   в
   отдельные дела и систематизируются по номерам протоколов.
       11.2.1.18. Утвержденные планы, отчеты, сметы и другие документы
   группируются  отдельно  от проектов этих  документов  и  их  копий.
   Годовые,  полугодовые планы и отчеты группируются в отдельное  дело
   от квартальных, месячных, недельных планов и отчетов.
       11.2.1.19.  Документы в личных делах располагаются по  мере  их
   поступления.
       11.2.1.20. Переписка группируется за период календарного года и
   систематизируется  в хронологической последовательности.  Документ-
   ответ   помещается   за  документом-запросом.   При   возобновлении
   переписки  по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем  году,
   документы включаются в дело текущего года с указанием индекса  дела
   предыдущего года.
       11.2.1.21.  Лицевые  счета  сотрудников  по  заработной   плате
   группируются   в   самостоятельные   дела   в   пределах   года   и
   располагаются по алфавиту фамилии.
       11.2.1.22.  Финансовые  денежные  документы  (кассовые  ордера,
   авансовые  отчеты,  выписки банка и др.)  располагаются  в  порядке
   последовательности  их номеров. Аналогично группируются  квитанции,
   накладные и другая документация.
       11.1.2.23.  Карточки (ф. Т-2) уволенных работников группируются
   по году увольнения, а внутри года - по алфавиту.
       11.2.1.24. Предложения, заявления, жалобы граждан формируются в
   дела  отдельно от общей переписки. Вместе с обращениями подшиваются
   копия   ответа  и  все  относящиеся  к  этому  вопросу   документы,
   собранные  в  процессе  его  рассмотрения,  т.е.  каждое  обращение
   составляет в деле самостоятельную группу.
       Каждое  дело заводится по одной или нескольким начальным буквам
   фамилий заявителей.
       Например:
   
       Предложения, заявления, жалобы граждан на букву "А", "Б", "В" и
   т.д.
   
       Коллективные письма сосредотачиваются в отдельном деле.
       Предложения,  заявления  и жалобы граждан  по  вопросам  работы
   Администрации  города  и ее структурных подразделений  группируются
   отдельно от обращений по личным вопросам.
       11.2.2. Оформление дел.
       11.2.2.1.  Оформление  дела  - подготовка  дела  к  хранению  в
   соответствии с установленными правилами.
       11.2.2.2.   Оформление  дела  проводят  работники   структурных
   подразделений,  ответственные за формирование и хранение  дел,  при
   методической помощи сотрудников архива.
       11.2.2.3.  в  зависимости от сроков хранения проводится  полное
   или  частичное  оформление  дел. Полному оформлению  подлежат  дела
   постоянного,  временного  (свыше 10  лет)  хранения  и  по  личному
   составу.
       Дела  временного (до 10 лет включительно) хранения  допускается
   хранить   в   скоросшивателях,  не  производить  пересистематизацию
   документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные  надписи
   не составлять.
       Полное  оформление  дела  включает в  себя  следующий  комплекс
   работ:
       - подшивку или переплет дела;
       - нумерацию листов;
       - составление листа - заверителя дела;
       - составление в необходимых случаях внутренней описи документов
   дела;
       - оформление всех реквизитов обложки дела.
       11.2.2.3.1. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре
   прокола   прочной  ниткой  в  твердую  обложку   из   картона   или
   переплетаются.
       При   подготовке   дел  к  подшивке  металлические   скрепления
   (булавки, скрепки) из документов удаляются.
       При  брошюровке нельзя зашивать текст документа. в тех случаях,
   когда  текст очень близко подходит к краю листа и может быть  задет
   при   подшивке,  к  листу  подклеивается  полоска  прочной   бумаги
   (корешок), за которую документ и будет подшит.
       11.2.2.3.2.  в  целях  обеспечения  сохранности  и  закрепления
   порядка  расположения документов, включенных в дело, все его  листы
   нумеруются.    Листы    нумеруются   простым   карандашом.    Цифры
   проставляются  в  правом  верхнем углу лицевой  стороны  листа,  не
   задевая текста документа.
       Употребление  чернил и цветных карандашей для нумерации  листов
   запрещено.
       Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один
   лист.
       Документ,  сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется
   как два листа.
       Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются
   по каждому тому или части отдельно.
       Фотографии,   чертежи,   диаграммы  и   другие   иллюстративные
   документы,  представляющие самостоятельный лист в деле,  нумеруются
   на оборотной стороне в левом верхнем углу.
       Подшитые  в  дело  конверты  с вложениями  нумеруются:  сначала
   конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
       Если  несколько соседних листов пронумерованы одной цифрой,  на
   них  ставятся  номера  предыдущих листов с прибавлением  букв  "а",
   "б", "в" и т.д.
       Если  при  нумерации допущено много ошибок, номера  зачеркивают
   косой линией и все дело нумеруется заново.
       Все  эти  исправления отмечаются в конце дела  в  заверительной
   надписи.
       Листы  внутренней  описи  документов дела  нумеруются  отдельно
   через знак "+".
       Лист заверительной надписи не нумеруется.
       11.2.2.3.3.  в  конце  дела  для  учета  количества  листов  на
   отдельном   листе  -  заверителе  дела  составляется  заверительная
   надпись,  в  которой  цифрами  и  прописью  указывается  количество
   пронумерованных листов, оговариваются все особенности  в  нумерации
   и  физическом  состоянии документов в деле.  Заверительная  надпись
   подписывается  ее  составителем с указанием должности,  расшифровки
   подписи и даты составления.
       Например:
   
   -----------------------------------------------------------------¬
   ¦Лист - заверитель дела N                                        ¦
   ¦В деле подшито и пронумеровано                                  ¦
   ¦233 (двести тридцать три) листа                                 ¦
   ¦+ 2 л. внутренней описи,                                        ¦
   ¦в том числе литерные листы 98а, 124а, 124б.                     ¦
   ¦лист 19 пропущен                                                ¦
   ¦лист 118 имеет физические повреждения - разрыв и склейка.       ¦
   ¦                                                                ¦
   ¦Ведущий специалист             подпись               И.Н.Иванова¦
   ¦27.01.2001                                                      ¦
   L-----------------------------------------------------------------
   
       11.2.2.3.4.   Для   учета  документов  определенных   категорий
   постоянного  и  временного  (свыше 10 лет)  сроков  хранения,  учет
   которых  вызывается спецификой данной документации  (личные  дела),
   составляется внутренняя опись документов дела.
       Внутренняя   опись   составляется   на   отдельном   листе   по
   установленной  форме (приложение 37), которая содержит  сведения  о
   порядковых номерах документов дела, их индексах, датах,  заголовках
   и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.
       к  внутренней  описи составляется итоговая  запись,  в  которой
   указывается  цифрами  и  прописью  количество  включенных   в   нее
   документов и количество листов внутренней описи.
       Внутренняя  опись документов дела подписывается составителем  с
   указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.
       11.3. Оформление обложки дела.
       11.3.1.  Обложка дела постоянного, временного  (свыше  10  лет)
   хранения  и  по личному составу оформляется по установленной  форме
   (приложение 38). На обложке дела указываются реквизиты:
       - наименование организации;
       - наименование структурного подразделения;
       - индекс дела;
       - заголовок дела;
       - дата дела (тома, части);
       - количество листов в деле;
       - срок хранения дела;
       - архивный шифр дела.
       11.3.2.  Обложка  дела оформляется в два этапа.  При  заведении
   дела  по  номенклатуре в начале года на обложку выносятся следующие
   сведения:
       - наименование учреждения и его подчиненность;
       - наименование структурного подразделения;
       - делопроизводственный индекс дела;
       - заголовок дела;
       - срок хранения дела.
       11.3.3.  При  подготовке дела к хранению и сдаче  в  архив  эти
   элементы уточняются и дополняются. При этом проставляются:
       - дата дела;
       - количество листов в деле.
       Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим
   образом:
       11.3.3.1.  Наименование  организации  указывается  полностью  в
   именительном  падеже с указанием официально принятого  сокращенного
   наименования,   которое   указывается  в  скобках   после   полного
   наименования.
       11.3.3.2.  Наименование структурного подразделения записывается
   в соответствии с утвержденной структурой.
       11.3.3.3. Индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела
   по номенклатуре дел городской Администрации.
       11.3.3.4.  Заголовок дела - переносится из сводной номенклатуры
   дел  городской  Администрации. При подготовке  дела  к  передаче  в
   архив заголовок обязательно нуждается в проверке и уточнении.
       Сначала  в  заголовке  должен  быть  указан  вид  дела   (дело,
   переписка,  журнал и т.д.) или вид документов (протоколы,  доклады,
   приказы,  отчеты, акты). Затем указывается автор или  корреспондент
   и  далее  вопрос,  отражающий содержание  документов.  в  заголовок
   дела,   содержащего   распорядительные  документы   (постановления,
   распоряжения,   приказы,   протоколы),   вносятся    номера    этих
   документов.
       Например:
   
       Постановления Главы города с N 1 по N 28.

Полезная информация
Инфо
---




Разное